Im mobilen Vertrieb entstehen wichtige Informationen meist nicht am Schreibtisch. Sie entstehen direkt nach einem Kundengespräch, während eines Außendiensttermins oder unmittelbar nach einem Abschluss. Genau dann müssen Betrag, Produkt, Kontaktdaten, Notizen und weitere Details zuverlässig festgehalten werden.
Der Bildschirm „Neuer Auftrag / Umsatz“ in SalesTrackr ist für diesen Moment ausgelegt. Statt Informationen zunächst in Notizen, Fotos, Kontakten und Tabellen zu verteilen, führt die App die wesentlichen Angaben in einem strukturierten Erfassungsvorgang zusammen.
Eine klare Struktur für neue Abschlüsse
Die Erfassungsmaske ist in mehrere Bereiche unterteilt:
- Kunde
- Details
- Produkt oder Dienstleistung
- Fotos
- Standort
- Erinnerung
Damit orientiert sich der Aufbau an einem typischen Vertriebsablauf. Zuerst kann der Auftrag einem Kunden zugeordnet werden. Anschließend werden die grundlegenden Auftragsdaten erfasst und bei Bedarf um Bilder, Ortsangaben und eine Wiedervorlage ergänzt.
Der Nutzer muss dabei nicht zwischen verschiedenen Ansichten oder Anwendungen wechseln. Alle Angaben gehören unmittelbar zum jeweiligen Auftrag.
Datum, Bezeichnung und Betrag als Grundlage
Im Abschnitt „Details“ werden die wichtigsten Informationen des Auftrags eingetragen.
Das Datum kann direkt übernommen oder angepasst werden. Eine eindeutige Auftragsbezeichnung erleichtert das spätere Wiederfinden, während der Betrag die Grundlage für Umsatzübersicht, Zielerreichung und mögliche Provisionsberechnungen bildet.
Die Pflichtfelder sind sichtbar gekennzeichnet. Dadurch lässt sich bereits während der Eingabe erkennen, welche Angaben für einen vollständigen Auftrag benötigt werden.
Gerade bei vielen ähnlichen Vorgängen hilft eine verständliche Auftragsbezeichnung dabei, Abschlüsse später eindeutig zuzuordnen. Statt nur einen Betrag in einer Monatsübersicht zu sehen, bleibt er mit dem konkreten Vorgang verbunden.
Verkäufer-Teilung für gemeinsam erzielte Umsätze
Ein besonderes Element der Erfassungsmaske ist die Verkäufer-Teilung. Über die Plus- und Minus-Schaltflächen kann festgelegt werden, auf wie viele Beteiligte ein Auftrag verteilt werden soll.
Das ist beispielsweise dann relevant, wenn mehrere Personen an einem Abschluss beteiligt waren oder ein Umsatz intern aufgeteilt werden muss. Die Information wird direkt im Auftrag hinterlegt und muss nicht nachträglich in einer separaten Berechnung ergänzt werden.
Für provisionsbasierte Vertriebsmodelle ist das eine praktische Ergänzung, weil die Aufteilung dort dokumentiert wird, wo auch der eigentliche Umsatz entsteht.
Produkte und Dienstleistungen eindeutig zuordnen
Ein Auftrag besteht nicht nur aus einem Betrag. Ebenso wichtig ist die Frage, welches Produkt oder welche Dienstleistung verkauft wurde.
SalesTrackr sieht dafür einen eigenen Pflichtbereich vor. Über die Produktauswahl kann der Auftrag einer bereits angelegten Leistung oder Kategorie zugeordnet werden.
Diese Struktur verbessert nicht nur die Übersicht einzelner Aufträge. Sie schafft auch eine Grundlage für spätere Auswertungen, beispielsweise:
- welche Produkte besonders häufig verkauft werden,
- welche Dienstleistungen den größten Umsatz erzeugen,
- welche Kategorien für Provisionen relevant sind,
- wie sich der Verkaufsmix über einen Zeitraum verändert.
Die Auftragserfassung wird dadurch nicht zu einer bloßen Umsatzliste, sondern zu einer strukturierten Vertriebsdokumentation.
Fotos direkt mit dem Auftrag verbinden
Unterlagen und Bildnachweise landen im Vertriebsalltag schnell in der allgemeinen Fotomediathek und verlieren dort ihren Zusammenhang. SalesTrackr ermöglicht deshalb, Bilder direkt während der Auftragserfassung aufzunehmen oder aus der vorhandenen Mediathek auszuwählen.
Mögliche Einsatzbereiche sind:
- unterschriebene Unterlagen,
- Dokumentationen vor Ort,
- Produkt- oder Einbausituationen,
- ergänzende Nachweise,
- relevante Fotos zu einem Kundentermin.
Die Bilder bleiben dadurch mit dem passenden Auftrag verbunden. Bei einer späteren Rückfrage muss nicht erst zwischen anderen Aufnahmen nach dem richtigen Foto gesucht werden.
Den Standort des Abschlusses dokumentieren
Für Außendienst und Direktvertrieb kann auch der Ort eines Auftrags von Bedeutung sein. Über „Aktuellen Standort verwenden“ lässt sich die aktuelle Position übernehmen und als Adresse beim Auftrag hinterlegen.
Alternativ kann eine bereits ausgewählte Adresse angezeigt und kontrolliert werden.
Die Standortangabe schafft zusätzlichen Kontext:
- Wo wurde der Auftrag aufgenommen?
- Zu welchem Außendienstgebiet gehört er?
- Welche Abschlüsse entstanden in einer bestimmten Region?
- Wo fand der betreffende Kundentermin statt?
Der Standort wird damit zu einem Bestandteil der Dokumentation und nicht nur zu einer isolierten Karteninformation.
Erinnerungen für die nächsten Schritte
Nicht jeder Vorgang ist mit der ersten Erfassung vollständig abgeschlossen. Häufig müssen Unterlagen nachgereicht, Termine bestätigt oder Kunden erneut kontaktiert werden.
Der Erinnerungsbereich ermöglicht es, solche Folgeschritte direkt mit dem Auftrag zu verbinden. Eine Wiedervorlage muss dadurch nicht zusätzlich in einer anderen App oder in einem separaten Kalender angelegt werden.
Der Auftrag bleibt nicht nur als vergangener Umsatz bestehen, sondern kann mit dem nächsten notwendigen Arbeitsschritt verknüpft werden.
Kundenverknüpfung als optionale Erweiterung
Am oberen Rand der Auftragserfassung befindet sich die Schaltfläche „Kunden verknüpfen“. Diese Funktion gehört zum separat erhältlichen Kundenverzeichnis-Abo.
Das Kundenverzeichnis ist nicht Bestandteil der kostenlosen Standardversion und auch nicht in SalesTrackr Pro Lifetime enthalten. Es wird als eigenständige Erweiterung angeboten.
Ohne das Kundenverzeichnis können Aufträge weiterhin erfasst und ausgewertet werden. Die zusätzliche Funktion richtet sich an Nutzer, die ihre Aufträge mit strukturierten Kundendatensätzen verbinden möchten.
Ist das Kundenverzeichnis-Abo aktiviert, kann ein Auftrag entweder einem vorhandenen Kunden zugeordnet oder mit einem neu angelegten Kundenprofil verbunden werden.
Neue Kunden direkt in SalesTrackr anlegen
Der Bildschirm „Neuer Kunde“ ermöglicht die strukturierte Erfassung persönlicher und geschäftlicher Kontaktdaten.
Zu den sichtbaren Feldern gehören:
- Vorname
- Nachname
- Firma
- Telefon
- Mobilnummer
- E-Mail-Adresse
- Straße und Hausnummer
- Postleitzahl
- Stadt
- Land
Vor- und Nachname sind als Pflichtfelder gekennzeichnet. Die übrigen Angaben können abhängig vom jeweiligen Kunden und Anwendungsfall ergänzt werden.
Damit lässt sich sowohl eine einzelne Privatperson als auch ein geschäftlicher Kontakt mit Unternehmen und vollständiger Anschrift erfassen.
Vom einzelnen Auftrag zur Kundenhistorie
Der eigentliche Mehrwert des Kundenverzeichnisses entsteht durch die Verbindung mit den Aufträgen.
Ein Auftrag steht dann nicht mehr isoliert in einer Liste, sondern wird einem konkreten Kunden zugeordnet. Dadurch lässt sich später nachvollziehen:
- welche Aufträge zu einem Kunden gehören,
- welche Kontaktinformationen hinterlegt wurden,
- welche Firma mit dem Vorgang verbunden ist,
- welche Adresse für den Kunden gespeichert wurde,
- ob bereits weitere Vorgänge vorhanden sind.
Für Nutzer mit wiederkehrenden Kunden, mehreren Aufträgen pro Kontakt oder regelmäßigem Nachfassbedarf entsteht so eine zusätzliche Verwaltungsebene.
Das Kundenverzeichnis ersetzt dabei nicht die Auftragserfassung, sondern erweitert sie. Die grundlegende Nutzung von SalesTrackr bleibt auch ohne das separate Abo möglich.
Warum die Trennung sinnvoll sein kann
Nicht jeder Nutzer benötigt eine vollständige Kundenverwaltung. Manche Vertriebsprofis möchten vor allem Umsätze, Provisionen, Ziele und einzelne Aufträge dokumentieren.
Andere arbeiten regelmäßig mit Bestandskunden, Firmenkontakten und mehreren Vorgängen pro Person. Für diese Gruppe kann das zusätzliche Kundenverzeichnis einen deutlichen Mehrwert bieten.
Durch die Trennung bleibt das Produktmodell flexibel:
- Die Standardfunktionen konzentrieren sich auf Aufträge und Vertriebszahlen.
- Das Kundenverzeichnis kann bei tatsächlichem Bedarf ergänzt werden.
- SalesTrackr Pro Lifetime und das Kundenverzeichnis-Abo bleiben voneinander getrennte Angebote.
Damit zahlen Nutzer nicht automatisch für eine Kundenverwaltung, wenn sie diese in ihrem Arbeitsalltag nicht benötigen.
Eine Erfassungsmaske für den tatsächlichen Vertriebsalltag
Der Auftragserfassungsbildschirm zeigt, dass SalesTrackr nicht nur den fertigen Umsatz betrachtet. Die App bildet auch den Kontext ab, in dem dieser Umsatz entstanden ist.
Zu einem Auftrag können unter anderem gehören:
- eine eindeutige Bezeichnung,
- der Verkaufsbetrag,
- das zugehörige Produkt,
- eine Verkäufer-Teilung,
- Fotos,
- ein Standort,
- eine Erinnerung,
- optional ein verknüpfter Kunde.
Diese Kombination macht den Bildschirm zu einem operativen Ausgangspunkt für die weitere Vertriebsarbeit. Die Daten werden nicht erst später aus verschiedenen Quellen zusammengetragen, sondern bereits bei der Erfassung miteinander verbunden.
Für wen ist die Auftragserfassung besonders interessant?
Die Funktionen richten sich vor allem an Vertriebsmitarbeiter, die ihre Abschlüsse mobil und eigenständig dokumentieren, beispielsweise:
- Handelsvertreter,
- selbstständige Vermittler,
- Außendienstmitarbeiter,
- Door-to-Door-Vertrieb,
- provisionsbasierte Verkäufer,
- kleine Vertriebsstrukturen.
Wer häufig unterwegs arbeitet, profitiert besonders davon, dass Auftrag, Fotos, Standort und Erinnerungen direkt auf dem Smartphone zusammengeführt werden können.
Das optionale Kundenverzeichnis ist zusätzlich für Nutzer interessant, die mit Bestandskunden arbeiten oder mehrere Vorgänge einer Person beziehungsweise einem Unternehmen zuordnen möchten.
Fazit
Die Auftragserfassung von SalesTrackr konzentriert sich auf den Moment unmittelbar nach dem Abschluss. Statt nur Betrag und Datum zu speichern, verbindet sie den Auftrag mit Produkt, Verkäufer-Teilung, Bildmaterial, Standort und möglichen Folgeschritten.
Das separat erhältliche Kundenverzeichnis-Abo erweitert diesen Ablauf um strukturierte Kundenprofile und die direkte Zuordnung von Aufträgen. Es bleibt bewusst von der Standardversion und von SalesTrackr Pro Lifetime getrennt.
Dadurch lässt sich SalesTrackr in zwei unterschiedlichen Tiefen nutzen: als mobile Lösung zur Dokumentation von Aufträgen und Vertriebszahlen oder – mit zusätzlichem Kundenverzeichnis – als verbindendes System für Kundenkontakte und zugehörige Vorgänge.